この記事では「第二弾！全国110の相続注力事務所のノウハウが集結！遺産整理業務効率化ポイント【業務効率化編】」についてお伝えします。
【依頼者とのコミュニケーションについて】
【工数管理について】
【その他】
船井総合研究所相続グループの宮戸秀樹です。
前回に引き続き
「第二弾！全国110の相続注力事務所のノウハウが集結！
遺産整理業務効率化ポイント【業務効率化編】」についてです。
遺産整理業務に取り組んでいる事務所は
「依頼者とのやり取りやコミュニケーションに時間がかかる」、
「進捗管理が思うようにできない」という共通の悩みがあります。
今回も相続・財産管理研究会の会員様に遺産整理業務について、
業務効率化するためにどういったことを取り組んでいるかを回答いただきました。
実際に多くの事務所でも同じような悩みがあり、
「どうにか業務を効率化したいけどなかなかうまくいかない」、
「スタッフ同士で工夫してもなかなか効率化が進まず困っている」という意見が多く出ました。
遺産整理業務を数多く受任している事務所では効率化を進めていることも多く、
依頼者への連絡ではLINEやメールといった連絡手段を活用し、
なるべく最小限にコミュニケーションを取ることで円滑に進めています。
また、kintoneなどのアプリを活用して相続業務の進捗を見える化し、
業務の進捗をスタッフ全体で管理することができ、漏れや遅れなどの見える化につながります。
目次
■ 遺産整理業務において業務効率化のために実践している取り組みにつて取り組んでいること
【依頼者とのコミュニケーションについて】
・チャットワーク（or LINE＠）に登録してもらい、
チャットで連絡やり取りを行う
（相続人の中で全員使える必要はなく、依頼者・関係者の一人でも使ってもらえれば問題ない）
・チャットは事前に依頼主に個人情報取り扱いの同意を貰った上で、
依頼主とは別グループで、他士業や保険会社、不動産会社とのやり取りも行う
（グループ分け方の例：事務所のみ、依頼主＆事務所、提携企業＆事務所）
・チャットを導入してもらえるように面談ツールに、チャット導入の為の案内チラシを作成する
・発着はがきを送り、定期的に依頼主、および相続人に進捗状況を連絡する
・連絡する方を、相続人全員ではなく、代表者に委任するという旨の同意を貰い、
代表者とのやり取りのみを行う
・連絡が取れない人がいる場合、連絡してもらうまでの期日を決める
（何月何日何曜日までの期日で記載している）
・最初の段階で連絡を取れない場合、最初の段階から調停での連絡になる旨を伝え、
その内容を記載する
・書類を全て集めて、最小限の来所回数で終わるように工夫する
・兄弟相続の場合は、現在戸籍だけでも送ってもらい、
「それだけでも早く手続きが終わります」ということを伝えている
【工数管理について】
・kintoneを利用して業務における工数管理を行う
・一件当たりの目標経費（工数＝人件費）を算出し、
かける工数で利益がどの程度出ているのかを可視化して、スタッフに意識させる
※遺産整理業務を終わる期間の理想
・3か月（早いと1か月）（税理士は6か月くらいかかることがある）
→それより長くなってしまう場合は、何が原因なのかを担当者に聞く
→依頼者との連絡は、基本的には事務所側からの電話にする（相手から連絡が来たら-1点）
【その他】
・工数がかかる案件については、費用を上げる（例、財産額×1％ → 1.5～2％にあげる）
・業者に入ってもらうとき、業者の選定方法（協会などに入ってるところが良い）
いかがでしたでしょうか？
今回は遺産整理業務の中でも「業務効率化編」を主に取り上げさせていただきました。
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