杉山 亮介
・相続業務 一人当たり売上138％アップ
・相続部門売上128％アップ
・相続業務工数16％削減
の成果を出すことに成功した「司法書士法人第一事務所／行政書士法人第一事務所様」へのインタビュー
相続業務の生産性向上、デジタルシフトへの注力
これまでホームページ経由などのダイレクトマーケティングで相続分野の売上が安定してきた中で、次の注力事項としては、葬儀社など外部提携業者との連携でした。
連携が進む中で、さらなる紹介案件の増加が見込める段階になったとき、事務所の業務体制を鑑みると、昨今の資格者採用難や、むやみに資格者を採用することに対しても抵抗があったため、現体制でも生産性を高め、処理できる体制づくりが必要だと考えました。
従前の案件管理はスプレッドシートで行なっていましたが、案件数が増えると管理が難しくなり、また、関わる人数が増えてくると1案件を全て1人の補助者がやるわけにもいかず、業務管理体制の問題にぶつかりました。
誰がどの業務をどれくらいやっているのかの進捗も追う必要が出てきましたし、所内の混乱を避けるためにも業務生産性向上のためにアナログ管理からデジタル化・DX化が必要だと考え船井総合研究所のDX支援、「相続ファストシステム」の導入を開始しました。
分業体制の構築、資格者関与率を減らす
今までやり方を変えて新しいシステムや運用ルールを敷いていくことに不安がありましたが、取り組み1年で資格者からスタッフへの業務の棚卸が実現できました。
実は取り組み前から分業は大体できているだろうという認識でしたが、改めて可視化してみると意外と資格者がやってしまっているということがわかり「名ばかりの分業」だったと気づきました。
今はkintoneの仕組みで確実に分業体制ができており遺産整理業務の資格者関与比率は15％程度で基本的に資格者はチェック業務しかやっていません。
また、受注してから請求までの期間も案件担当者によって進め方が違ったり、明確な期日などを定めていなかったので間延びしがちでした。
こちらも進捗・期日管理をしていくことで相続案件1件当たり従前160日ほどかかっていたのを134日まで短縮できており15％の改善を達成することができました。
また、資格者が業務処理にかける時間が減ったことでその分次の売上をつくり営業・面談の機会に時間を使うことができるようになりましたので、面談対応件数の最大化、面談対応件数の最大化、提案フローの見直しなど、遺産整理・民事信託等の高単価商品の提案体制を整備することにも取り組みました。
そして相続業務の生産性指標として、一人当たりの売上867万円から1,190万円へと向上し、137％のアップを実現させ、スタッフを増やさなくても業務が回る体制構築ができました。
船井総合研究所にDX支援をお願いして約1年半ですが、昨年対比で
業務処理の資格者関与比率15%まで減少
受注～請求まで134日/件
相続業務生産性1,190万円/人
と大きな変化がありました。特に遺産整理業務の提案と受任に関しては資格者一人ひとりの意識がかなり上がった結果、業績アップに繋がりました。こちらはkintoneというITツールを導入したことで、社員全員の成果と課題が見える化ができましたので、改善アプローチの精度が高まった結果です。
インタビュー：行政書士法人第一事務所
部門長 杉山 亮介 氏
北海道行政書士会所属 登録番号 第17011697号
1982年開業の司法書士・行政書士第一事務所グループの行政書士法人部門長。同グループは司法書士9名、行政書士7名、他スタッフ30名が所属している北海道の一番店である。
相続業務はWebマーケティングの他、外部提携業者経由の紹介などもあり、年間1000件以上の業務に対応。「少人数&経験浅いスタッフ対応」を実現させるためデジタル化・システム化においても先進的な取り組みを行なっている。可視化データを元に販路拡大を図ることで、売上の125%UPを実現しており、相続業務を中心とした効率化成功事務所として注目されている。
これから事務所のDX化に取り組む皆様へ
業務効率化・生産性の向上を目指し、デジタルツールの導入を検討されているもしくは、既にデジタルシフトを試みた事務所も多いかと思います。
しかし、有効的なITツールの活用が進められていない、むしろ入力が目的となっており、管理する事項が増えすぎていたり管理場所が分散され、事務所全体数字がまとまらずさらに社員が疲弊してしまっている…というご相談も少なくありません。
代表や資格者に業務が集中し、これ以上新規業務を受けることに限界を感じ始めている、タイムリーな売上見込みや集客数・面談数・受任数などの重要な経営指標が把握できていない、アナログ体制から脱却できず、売上が増えていても利益率が悪く退職に繋がっている…など。これらの状況に当てはまる事務所はぜひ一度、相続ファストシステムの導入、相続業務DXについて検討いただきたいと思います。
また、相続DX作戦会議では、生産性の向上(業績のアップと労働時間の削減)を目指すために必要なステップとその取り組みの確実性とスピードを高めてくれるITツールの具体的な使い方などについてもお伝えさせていただきます。
株式会社船井総合研究所
相続DXチーム リーダー 寺田 眞音